วิธีการลงท้ายจดหมายธุรกิจหรืออีเมล (แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการปฏิบัติตาม)

หลังจากวางแผนอย่างรอบคอบและขยันใส่ข้อความของคุณลงในเนื้อความของจดหมายแล้วส่วนปิดก็มาถึงและทันใดนั้นความคิดของคุณก็ว่างเปล่า โดยสัญชาตญาณการลงท้ายของจดหมายควรเป็นส่วนที่ง่ายที่สุด แต่ปรากฎว่าเป็นส่วนที่ยากที่สุดในการดำเนินการโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ



แม้ว่าคุณจะสามารถลงชื่อออกจากจดหมายหรืออีเมลแบบไม่เป็นทางการได้เล็กน้อย แต่กฎของการลงท้ายจดหมายธุรกิจนั้นค่อนข้างเข้มงวด วลีใด ๆ ที่คุณใช้ปิดจดหมายธุรกิจจะมีความหมายแฝงบางประการซึ่งอาจส่งผลต่อปฏิกิริยาของผู้รับอย่างมีนัยสำคัญ

โปรดจำไว้ว่าโดยทั่วไปแล้วคนส่วนใหญ่จะอ่านเอกสารก่อนอ่าน และวิธีที่คุณลงนามในจดหมายของคุณสามารถระบุได้ว่าพวกเขายังอ่านเนื้อหาเนื้อหาต่อไปหรือไม่

อ่านต่อในขณะที่เราสำรวจเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับวิธีลงท้ายจดหมายธุรกิจหรืออีเมล

สารบัญ

ปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อลงท้ายจดหมายธุรกิจ

นักธุรกิจหญิงกำลังวางแผนบนสมุดบันทึก



ปัจจัยที่ชัดเจนที่สุดที่กำหนดวิธีการลงนามในจดหมายธุรกิจคือความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้รับ

หากผู้รับเป็นบุคคลที่คุณแทบไม่รู้จักหรือไม่เคยพบมาก่อนการปิดท้ายที่เหมาะสมกว่าคือ“ ขอแสดงความนับถือ”“ ขอแสดงความนับถือ” หรือ“ ด้วยความเคารพ” เช่นเดียวกันหากคุณจ่าหน้าจดหมายถึงคนที่มีอันดับสูงกว่าคุณในองค์กร

ในทางกลับกันคุณสามารถใช้การปิดที่เป็นทางการน้อยลงหากผู้รับเป็นคนที่คุณติดต่อด้วยบ่อยๆ การปิดอย่างเป็นทางการน้อยลงเหมาะอย่างยิ่งที่ผู้รับดำรงตำแหน่งเดียวกันหรือมีอันดับต่ำกว่าคุณในองค์กร ตัวอย่างของคำลงท้ายแบบกึ่งทางการ ได้แก่ “ ดีที่สุด”“ ขอบคุณ”“ จริงใจ” เป็นต้น

นอกจากการพิจารณาความสัมพันธ์แล้วการลงท้ายของจดหมายธุรกิจหรืออีเมลควรเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับเนื้อหาและวัตถุประสงค์ของจดหมายด้วย มิฉะนั้นส่วนปิดอาจฟังดูอึดอัดและไม่อยู่ในตำแหน่ง

ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนใบสมัครงานหรือกำลังขอความช่วยเหลือคุณต้องการแสดงให้ผู้รับทราบว่าคุณคาดหวังการตอบกลับของพวกเขา สำหรับจดหมายประเภทนี้คุณอาจพิจารณาลงท้ายที่นำหน้าด้วยประโยคเช่น“ ฉันหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณเร็ว ๆ นี้” การทำเช่นนี้จะช่วยเพิ่มโอกาสที่ผู้รับจะตอบกลับอีเมลของคุณแม้ว่าความคิดเห็นนั้นอาจไม่เป็นไปตามที่คุณคาดหวังก็ตาม

ในทำนองเดียวกันหากคุณกำลังเขียนจดหมายธุรกิจโดยที่คุณไม่คาดว่าจะได้รับคำติชมจากผู้รับในทันทีคุณสามารถลงชื่อออกโดยใช้ 'ขอแสดงความนับถือ' 'ด้วยความเคารพ' หรือ 'ขอบคุณ'

วิธีที่คุณลงท้ายจดหมายธุรกิจอาจได้รับอิทธิพลจากเนื้อหาของย่อหน้าสุดท้ายก่อนส่วนปิดท้าย
ย่อหน้านี้มักจะสั้นที่สุดควรเป็นหนึ่งหรือสองบรรทัดและมักจะทำหน้าที่ใด ๆ ต่อไปนี้

  • สรุปประเด็นวิกฤต
  • การเรียกคืนวัตถุประสงค์ของจดหมาย
  • ขอให้ดำเนินการ;
  • เสนอคำเชิญ
  • แสดงความขอบคุณ; หรือ
  • กำลังยืนยันการเชื่อมต่อ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอีกประการเมื่อลงท้ายจดหมายธุรกิจคือการเพิ่มลายเซ็นของคุณ ลายเซ็นมักจะอยู่ด้านล่างวลีปิดท้ายและตามด้วยข้อมูลติดต่อของคุณได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถพิจารณารวมชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณเช่นหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของคุณ

ราศีมีน ราศีมังกร เข้ากันได้

สำหรับอีเมลธุรกิจคุณไม่จำเป็นต้องใส่ที่อยู่อีเมลของคุณในส่วนนี้ แต่คุณสามารถฝังลิงก์ไปยังหน้าแรกของ บริษัท หรือโปรไฟล์โซเชียลมีเดียได้

การปิดจดหมายธุรกิจทั่วไป

นักธุรกิจหนุ่มกำลังตรวจสอบจดหมาย - นาทีของเธอ



1. ขอแสดงความนับถือ / ขอแสดงความนับถือ

นี่เป็นวิธีที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในการลงนามในจดหมายธุรกิจ ตามคำแนะนำขอแสดงความนับถือย้ำถึงความจริงที่ว่าคุณจริงใจทั้งในแง่ของเนื้อหาและเจตนาของจดหมาย โดยมากแนะนำให้ใช้เมื่อคุณไม่คุ้นเคยกับผู้รับมากนัก

2. ด้วยความปรารถนาดี / สิ่งที่ดีที่สุด / ดีที่สุด

คุณสามารถลงท้ายจดหมายธุรกิจด้วยการลงชื่อใด ๆ เหล่านี้เพื่อหมายความว่าคุณหวังว่าผู้รับจะประสบความสุขและความสำเร็จในอนาคต

การลงชื่อออกนี้ส่วนใหญ่จะใช้ในสถานการณ์กึ่งทางการโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเขียนถึงผู้รับที่คุณเคยติดต่อด้วยบ่อยๆ

3. ขอแสดงความนับถือ

ขอแสดงความนับถือเป็นเวอร์ชันที่เป็นทางการมากขึ้นของ All the Best ดังนั้นจึงเหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณส่งจดหมายถึงผู้ติดต่อที่ไม่คุ้นเคยหรือบุคคลที่คุณไม่ได้ติดต่อด้วยบ่อยๆ อย่างไรก็ตามความตั้งใจจะมากหรือน้อยก็เหมือนกัน - ขอให้ผู้รับมี แต่สิ่งดีๆในชีวิต

หากคุณต้องการให้จดหมายดูเป็นทางการมากขึ้นคุณสามารถใช้ Regards หรือคุณสามารถใช้การแสดงความนับถืออย่างอบอุ่นหากคุณต้องการทำให้อีเมลไม่เป็นทางการ

4. ขอแสดงความนับถือ

Kind Regards ใช้ในกรณีที่ผู้รับจดหมายไม่ใช่คนแปลกหน้าสำหรับคุณ
เป็นการปิดจดหมายธุรกิจที่นุ่มนวลที่สุดวิธีหนึ่งที่มักเพิ่มเข้ามาเพื่อแสดงว่าคุณถือเอาความนับถือของผู้รับเป็นอย่างสูง

5. ขอบคุณ

ผู้หญิงกำลังเช็คอีเมลธุรกิจในตอนเช้า

ขอบคุณคือคำลงท้ายที่คุณใช้แสดงความขอบคุณ ส่วนใหญ่เหมาะสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจที่คุณกำลังรับงานคำเชิญหรือความท้าทาย นอกจากนี้คุณสามารถใช้ป้ายนี้เพื่อแสดงความขอบคุณต่อผู้รับที่สละเวลาอ่านจดหมายของคุณ

อย่างไรก็ตามเมื่อใช้คำขอบคุณในการลงนามในจดหมายโปรดแน่ใจว่าผู้รับเข้าใจสิ่งที่คุณรู้สึกขอบคุณอยู่แล้ว มิฉะนั้นคุณอาจสร้างความประทับใจว่าจดหมายนั้นส่งถึงคนที่ไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่นคุณไม่สามารถใช้ Thanks เมื่อเขียนจดหมายแสดงสาเหตุ

รูปแบบอื่น ๆ ของขอบคุณ ได้แก่ ขอบคุณมากขอบคุณ! และขอบคุณ

6. ขอบคุณอีกครั้ง

ขอบคุณอีกครั้งยังใช้เพื่อแสดงความขอบคุณและขอบคุณ อย่างไรก็ตามการปิดท้ายนี้เหมาะอย่างยิ่งที่เนื้อหาทั้งหมดของจดหมายเกี่ยวกับความกตัญญูกตเวที การเพิ่มคำขอบคุณอีกครั้งที่ด้านล่างของอีเมลจะช่วยเตือนผู้รับว่าคุณไม่สามารถขอบคุณพวกเขาได้มากพอสำหรับการกระทำหรือท่าทางที่ดีของพวกเขา

เมื่อใช้คำลงท้ายนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้ปรากฏในเนื้อความของตัวอักษรคำต่อคำ

จดหมายอาจเกี่ยวกับความขอบคุณแม้ว่าคำว่าขอบคุณหรือขอบคุณจะไม่ปรากฏที่ใดก็ตาม แต่เมื่อพูดถึงการปิดบัญชีให้เตือนผู้รับว่าจดหมายทั้งหมดเป็นเรื่องเกี่ยวกับการแสดงความขอบคุณของคุณ และวิธีที่ดีที่สุดคือออกจากระบบโดยใช้ขอบคุณอีกครั้ง

7. ขอบคุณที่สละเวลา / ขอบคุณที่ให้ความสนใจ

คำปิดนี้อธิบายได้ด้วยตนเอง - คุณต้องขอบคุณผู้รับที่อ่านจดหมาย

8. ชื่นชม

โดยปกติแล้วจะใช้คำชื่นชมแทนคำขอบคุณหรือขอบคุณอีกครั้ง นอกจากนี้ยังเป็นการบ่งบอกว่าคุณขอบคุณผู้รับที่สละเวลาอ่านจดหมายของคุณ

อย่างไรก็ตามเหมาะสำหรับใช้ในกรณีที่คุณขอบคุณผู้รับจดหมายไปแล้วหนึ่งครั้งโดยใช้คำว่าขอบคุณหรือขอบคุณ

9. ด้วยความเคารพ

คุณใช้ความเคารพเมื่อคุณต้องการให้ผู้รับรู้ว่าคุณเคารพพวกเขาจริงๆ การปิดบัญชีเหมาะสมในจดหมายที่ส่งถึงรุ่นพี่หรือผู้บริหารของคุณ

10. ขอแสดงความนับถือ

ของคุณเกี่ยวข้องกับจดหมายที่ไม่เป็นทางการมาโดยตลอด แต่ก็มีผลเช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจและอีเมล เมื่อคุณใช้ Yours อย่างแท้จริงในจดหมายธุรกิจคุณต้องการเน้นย้ำว่าคุณสามารถรับรองความถูกต้องและความจริงใจของเนื้อหาได้

ส่วนใหญ่จะใช้เมื่อเขียนถึงบุคคลที่คุณเคยติดต่อด้วยมาก่อนเช่นเพื่อนร่วมงาน นอกจากนี้ยังอาจใช้การลงท้ายจดหมายกึ่งทางการนี้เมื่อคุณต้องการให้ผู้รับเห็นชัดเจนว่าคุณพิจารณาพวกเขามากกว่าแค่เพื่อนร่วมงานหรือหุ้นส่วนทางธุรกิจ

ตอนนี้มีบางโอกาสที่คุณสามารถเลือกที่จะไม่ลงชื่อออกจากจดหมายของคุณได้ อาจฟังดูแปลก แต่การไม่มีการลงชื่อเข้าใช้นั้นเหมาะอย่างยิ่งในหลาย ๆ สถานการณ์ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเลือกที่จะละเว้นการลงชื่อออกเมื่อคุณตอบอีเมลลูกโซ่โดยเฉพาะกับผู้รับที่คุณคุ้นเคยอยู่แล้ว แต่ถึงอย่างนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายฉบับแรกในห่วงโซ่อีเมลได้รับการลงชื่ออย่างถูกต้องเพื่อที่จะได้ไม่จบลงอย่างกะทันหัน

การปิดจดหมายธุรกิจที่ไม่เหมาะสม



คำลงท้ายจดหมายส่วนใหญ่ที่เราไฮไลต์ไว้ข้างต้นเหมาะสำหรับจดหมายธุรกิจ บางฉบับเป็นแบบกึ่งทางการและจะใช้สำหรับจดหมายที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ อย่างไรก็ตามมีคำลงท้ายบางอย่างที่คุณต้องไม่ใช้ในจดหมายธุรกิจ แต่อย่างใด

ตัวอย่าง ได้แก่ ;

•ไชโย;
• หวังว่า;
•อบอุ่น;
• ความสงบ;
• สวัสดี;
•จริงใจ;
•ภายหลัง;
• สนุก;
•ลาก่อน;
• ลาก่อน;
• ขอแสดงความนับถือ;
•เสมอ;
• ความรัก;
• TTFN (ta ta for Now หรือ Goodbye);
• TTYL (คุยกับคุณในภายหลัง);
•ชื่อย่อ;
• จุ๊บ ๆ;
• แล้วเจอกัน; หรือ
•อีโมจิ

สรุป

มีคำแนะนำของเราเกี่ยวกับวิธีการลงนามในจดหมายธุรกิจ โปรดจำไว้ว่าคำปิดท้ายที่คุณเพิ่มลงในจดหมายธุรกิจอาจมีผลต่อการที่ผู้รับจะยอมรับจดหมายหรือไม่ หรือหากพวกเขาจะอ่านต่อไปตั้งแต่แรก ดังนั้นอย่าทิ้งการลงท้ายจดหมายที่ดีเป็นมืออาชีพและเหมาะสม

หนังสือภาพที่ซ่อนอยู่สำหรับเด็กวัยหัดเดิน

แบ่งปันกับเพื่อนของคุณ:

ข่าวล่าสุด

บทความยอดนิยม